在會議召開過程中，有些會議用戶可能只需要音頻就完全能夠滿足需求，視頻就顯得不那么必要。隨著VoIP應用的普及，單純的音頻會議也就變得更加重要。寶利通、泰德和RADVISION公司MCU將傳統的電話和VoIP電話整合起來，VoIP提供商廣泛使用SIP連接協議，RADVISION開發了一套SIP協議棧，其他設備廠商也允許其MCU處理SIP連接。與會者在移動電話或其他設備，以及3G終端上就能召開視頻會議。1995年以前，音頻質量都嚴重受到帶寬的影響，現在，回聲取消和外部噪音減少技術也得到了逐步發展。寶利通和ClearOne引領著桌面麥克風電話的發展。寶利通和MPEG-4ITU工作組讓音頻處理技術得到了徹底的改善，設備商都采用了HiFi音頻技術，安裝一臺中央擴聲器和外置擴聲器來提供立體聲。就目前而言，系統擴聲器作為傳輸音頻信號地重要設備，是商務視頻會議最為重要的一個因素，在質量上仍然有待提高。

    與獨立的音頻需求有所不同，如何實現數據共享是用戶對視頻會議需求的一部分。大多數的編解碼器都能夠驅動兩臺監視器，甚至3、4臺。起初，數據傳輸僅僅是將PPT文檔發送到遠端的PC或者基于PC的視頻會議系統。1996年，ITU數據共享標準T.120通過批準，并運用到了微軟的NetMeeting中。2000年，泰德推出了DuoVideo，寶利通推出了People+Content(人+內容)。2004年，業界通過了H.239數據共享標準之后，索尼立刻支持響應，其他的廠商也緊跟著支持該標準。