生活中，凡事皆耗費成本。生產(chǎn)一件產(chǎn)品有生產(chǎn)成本，從事某項經(jīng)營活動而放棄另一項經(jīng)營活動的成本為機會成本，我們每天開會，也有會議成本。會議成本有個廣為人知的計算方式：會議成本=每小時人均工資*3*2*會議人員*會議時間+直接成本。

    假設(shè)一個企業(yè)每小時人均工資為30元，10人參會，會議時間2小時，每天除去直接成本后會議成本為3600元，一個月的會議成本已經(jīng)高達10萬。如此高昂的會議成本，怎樣才能通過會議創(chuàng)造更多的價值？

    縱觀世界500強企業(yè)，都有著屬于自己獨特的會議文化，并將會議作為團隊共同解決問題、克服難關(guān)的重要途徑，在會議中實現(xiàn)了利益最大化。 GE的會議文化核心——互動

    在GE通用電器工作多年的員工都已將GE會議準(zhǔn)則烙印在心，“不允許在業(yè)務(wù)匯報時照著PPT念”，“正式會議時，主要圍繞報告提出各種各樣的問題進行互動”，“把會議變成平臺：相互激發(fā)，相互學(xué)習(xí)，相互幫助，解決問題”。

    這些準(zhǔn)則旨在表明GE的內(nèi)部會議非常注重“互動”的模式，與大部分企業(yè)會議單向任務(wù)接收模式不同，GE鼓勵思維在互相碰撞中升華，問題在彼此激發(fā)中解決，“斬斷”了扼止員工發(fā)聲的巨手，大大激發(fā)了員工的創(chuàng)造力。

    三星的會議主張—— 責(zé)任自主經(jīng)營

    曾經(jīng)一直把持面板行業(yè)LCD頭把交椅的三星也有這樣幾個會議公式，“開會+不落實=零”，“布置工作+不檢查=零”，“抓住不落實的事+追究不落實的人=落實”。

    三星是一個強調(diào)責(zé)任自主經(jīng)營的企業(yè)，從以上可以看出三星會議文化體系的核心包含“執(zhí)行力”、“工作稽查監(jiān)督制”、“個人承包責(zé)任制”幾大要素，并建立了一套完整的事前分配，事中執(zhí)行、協(xié)同監(jiān)督、事后追責(zé)的高效工作機制，正是憑借這樣的理念和強有力的中控平臺，三星才能成為名副其實的世界超一流企業(yè)。

    華為的會議新風(fēng)尚——  智能、高效

    作為5G技術(shù)領(lǐng)先者的華為，“Welcome to join the conference（電話會議入會提醒）”是廣大華為人揮之不去的記憶。

    華為在高效會議管理之會議成功的5個要素中提到，有效開場、澄清信息、頭腦風(fēng)暴、作出決策、總結(jié)跟進是高效會議的5個基本步驟。同時，華為早已開始推進會議的數(shù)字化升級，積極搭建智能辦公場景，逐步完成傳統(tǒng)辦公向智慧化辦公的轉(zhuǎn)變。

    其實，每日都要組織會議的企業(yè)不在少數(shù)，但是組織有效會議的企業(yè)少之甚少。從幾大巨頭企業(yè)的會議文化中，我們能有所借鑒。

    首先，在會議前主理人需要確認(rèn)流程并告知與會人員，會議流程應(yīng)當(dāng)包括會議主題、與會人員、發(fā)言順序和時間、達成目標(biāo)，參會人員需提前準(zhǔn)備所需材料并發(fā)送給其他參會者。

    其次，會中主理人需要給每個發(fā)言人計時，并把控會議內(nèi)容，不斷引導(dǎo)大家，避免“偏題”。

    最后，主理人需要控制會議產(chǎn)出，在會議結(jié)束前與參會者確認(rèn)每個人的任務(wù)和最后期限，會議結(jié)束后及時整理會議紀(jì)要并進行執(zhí)行跟蹤。

    提高會議效率還有一個重要技巧，那就是通過智能辦公設(shè)備“化繁為簡”，例如使用現(xiàn)在大熱的中銀科技智能會議平板，能夠?qū)崿F(xiàn)無線投屏，縮短會前準(zhǔn)備時間。

    書寫暢快，擦除方式多樣，讓會中靈感自由迸發(fā)。會議結(jié)束后一鍵掃碼帶走會議記錄，告別繁瑣的會議紀(jì)要整理。智能化的細節(jié)設(shè)計，為我們調(diào)節(jié)會議氛圍，降低會議成本。

    隨著5G、云端大數(shù)據(jù)、人工智能的發(fā)展，企業(yè)尋求“數(shù)字化生存”的跡象越發(fā)明顯，只有借助于數(shù)字化高效協(xié)作工具進行辦公升級，才能用更少的成本創(chuàng)造更大的價值，在群雄并起的激烈競爭中保有一席之地。