當前，視頻會議系統已經發展至高清階段，高保真的聲音和圖像能夠帶給用戶更加真實的視覺和聽覺體驗，從而極大地提升會議效果。這些高清視頻信號和音頻信號，經過視頻會議系統的編解碼和傳輸，最終都要通過擺放在視頻會議室中的會場系統還原成聲音和圖像。假設會場系統達不到高清標準，用戶最終也無法體驗到高清效果，會議效果會大打折扣。因此，高清視頻會議必然要求全程設備的高清化，這對視頻會議會場系統的建設提出了更高的要求。

    另外，會場系統的好壞不僅影響本地視頻會議體驗，同樣也會影響到遠端會場的用戶體驗，例如本地會場拾音設備出現問題或光線過暗，都會影響到遠端會場用戶的收聽收看效果。因此，加強視頻會議會場系統的建設，將顯著提高用戶的視頻會議體驗。

    視頻會議系統除視頻會議終端外，其余設備均安裝在機房中，機房環境有利于設備運行的持續穩定。而對于視頻會議會場系統，由于設備安裝在視頻會議室中，缺乏類似機房的運行環境，因此更需要重視建設工作。此外，設備的安裝位置也直接影響到用戶的使用效果。視頻會議會場系統中常被固定安裝的設備，有顯示器、攝像頭、話筒、音箱、投影機、投影幕，此外還包括一些音像控制及切換設備，如矩陣和調音臺等。有條件的視頻會議室可以為音像控制和切換設備單獨配置設備間，不具條件的會議室也應為這些設備配置機柜。上述多媒體設備均有一定的使用環境要求，如用電、散熱等。只有確保良好的使用環境，才能提高上述設備的可靠性和穩定性。

    視頻會議召開期間，伴隨會議議程的不斷推進，會有大量的鏡頭畫面切換以及聲音切換調整等操作。視頻會議會場系統建設的設計階段，如果充分考慮了后期的操作需求，應為運維人員預留專用的設備控制間，這樣的控制間不僅可以讓操作人員方便操作現場的各種多媒體設備，還能及時觀察到會議現場情況。即使不具備條件設立單獨控制間的視頻會議室，也應該考慮現場操作的需求，在會場預留運維人員的操作席位和線路接口。使用遠程控制手段完成設備操控的會議室，也應在視頻會議會場系統建設設計階段考慮遠程監控工具的接入事項，以確保運維人員可以在遠程操控席位監控現場設備及會議情況。