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開好視頻會議的十大黃金定律

來源:企業網 更新日期:2011-11-02 作者:佚名

    在如今這個不斷尋找降低成本的方法,充斥著高科技的商業界中,高清視頻會議的橫空出世,改變了人類一貫的通信方式,不僅提供了一種有效的手段進行溝通,而且不必為高昂的旅費擔憂。盡管如今開設視頻會議相比從前更為容易,但是在參與視頻會議時,有幾點基本因素還是必須牢記:

    1、在會議召開前檢查設備是否完好

    如果在視頻會議開始之前不是先檢查視頻會議設備,可能導致會議延誤,造成不必要的尷尬,當你在焦急地解決問題的同時,會議另一邊的同事也只能無奈地干等。在開始前檢查的視頻會議設備,包括攝像頭,麥克風,靜音按鈕,耳機和監測系統,以確保所有的設備連接正確,并且所有的設備都能進行正常工作。

    2.注意著裝

    雖然與視頻另一端相隔甚遠,但是請牢記,這仍然是一次商務會議,必須保證自己的穿著要和正式會議的穿著方式一致。同樣,必須盡量避免顏色過于鮮艷的服飾,因為這可能會分散對方的注意力。

    3.盡量避免不必要的動作

    另一邊的同事在接收通過麥克風傳來的聲音時,可能會導致聲音放大。所以,請避免不必要的動作,以確保你的聽眾能思想集中。

    4.排除任何使對方分心的可能

    一次會議最重要的是你的觀眾是否都將精神集中于會議了,而不是等到在會議之后詢問會議內容。請確保外部光源全部消除,背景板看起來既專業又簡潔。

    5.語速適當

    不同級別的帶寬,可能導致傳輸聲音與視頻造成不同步的結果。考慮到這點因素,講清楚,說明白,語速適當,始終確保在說完一段話之后,暫停幾秒。因為視頻可能有些延遲,導致另一邊的觀眾們可能還在接收你剛才所說的訊息。

    6.會議時間切勿太長

    任何形式的會議都可能在約兩小時后變得令人乏味。所以,視頻會議時間切勿太長,盡量確保在兩小時內結束。如果會議內容預計超出兩個小時,可以考慮在會議中間加入休息時間。

    7.注意你在屏幕上所處的位置

    你在屏幕上所處的位置,是觀眾能看到多少的關鍵。如果太接近觀眾可能會使對方覺得不舒服,但如果離太遠,那么觀眾可能很容易被其他事情分心。在攝像頭之外三英尺的距離,是最理想的位置,在聽你講話的同時,也讓他們擁有自己的個人空間。

    8.請使用更大的字體

    在會議之中,當言語難以表達時,適當的文字能起到補充說明的作用。請確保會議中用到的PPT中文字顯示能更大,即使對方離顯示器很遠,也能看得很清晰。

    9、保持適當的眼神交流

    在任何形式的會議中,適當的眼神交流是至關重要的,當然,視頻會議也不例外。請確保每隔一段時間就看向攝像機而不是顯示器,這樣將給你的觀眾人留下深刻的印象。毫無疑問,剛開始可能有些難以適應,不過多試幾次之后雙方都會感到自然。

    10、在會議期間時刻留意觀眾反應

    花時間確保觀眾是否理解會議內容是十分重要的。在會議之中時不時的停頓,讓觀眾能有機會向你提問,往往能事半功倍。

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