隨著企業規模發展壯大，人員和分支機構增多，也不可避免的產生了許多“成長的煩惱”，比如：企業管理問題、溝通問題、效率問題、成本浪費問題等。其實只要提高了溝通效率，管理者就可以更及時的發布決策信息，執行者就可以更迅速執行決策搶占商機，最終帶來的是更多的利潤和市場占有率。

    溝通在企業運營中占據非常重要的地位，傳統的遠程溝通方式無非采用電話聯系或者出差兩種。電話會議雖然可以及時迅速的溝通，但因其具有不可視的局限性，遇到需要邊展示產品和資料邊溝通的情況就不得不派人出差。往往為了參加一個小時的會議需要花費2天以上的外出行程，伴隨產生的是高額的差旅費用，增加了企業的運營成本。雖然頻繁的出差也能解決大部分問題，但極大的延長了決策周期，在殘酷的商場，落后競爭對手一秒可能損失的就不僅僅只是金錢了。如何提高溝通質量與效率成了企業領導者必須考慮的事情。

    針對企業的溝通難題，視頻會議系統應需而生，國內外各大廠商都推出了自己的視頻會議系統。視頻會議與傳統的電話會議相比優勢明顯，視頻會議能提供直接、全面的視頻、音頻環境，在溝通交流方面互動性更強一些。召開視頻會議不僅可以聽到發言者的聲音，還可以清楚的看見他的表情、動作，帶來真實直觀的交流體驗。共享文件資料功能可以同步顯示照片、PPT、文檔、影音文件，讓遠程教育和培訓真正成為現實。視頻會議系統不僅方便企業隨時召開內部會議、技術交流，還可以幫助企業解決異地培訓、異地招聘等難題。它使遠距離溝通變得更為頻繁、效率更高更為高效，從而深刻地影響企業的運行模式、縮短決策時間、同時提高組織內部的協同力和競爭力。

視頻會議的優勢

    視頻會議系統是利用專網或公眾互聯網來實現的虛擬會議，使在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，支持人們遠距離進行實時信息交流與共享、開展協同工作的應用系統。

    視頻會議系統在企業中的普遍應用模式包括以下幾種：

    首先，用于企業內部溝通。分布在不同地域的企業分支機構，借助視頻會議系統就可以隨時隨地與總公司進行溝通，不需要浪費時間在旅途上，為企業縮短了決策時間，提高了公司的運作效率。

    其二，向公眾和目標客戶進行產品的可視化推廣，增強直觀性。俗話說“眼見為實”，通過展示產品，讓客戶直觀的看到產品的外觀，工作狀態，性能等，比只是拿出幾組數據更有說服力。

    其三，與非本地客戶進行可視化的互動交流，增強真實感。以往與異地客戶溝通需要相關人員多次往返兩個城市，費時費力。采用視頻會議系統就像面對面交流一樣，可以及時了解客戶需求。

    其四，對分支機構企業員工進行在崗培訓。企業規模的日益擴大，機構的日益分散，讓員工的業務培訓和思想工作變得困難重重，集中式培訓耗費大量的資金和時間。視頻會議系統將幫助企業建立基于互聯網絡的培訓教室，讓遠在天邊的老師與學生面對面的交流和溝通，實現企業遠程教育和培訓的夢想。

    其五，對公司自身或客戶進行遠程可視化技術支持和維護。通過視頻會議軟件系統可得到技術人員“面對面”的講解，有效而快速的解決遇到的問題，大幅度的提高客戶對企業的信任和滿意程度。

    其六，視頻會議系統可用于可視化招聘。企業相關人員赴異地招聘不僅費時費力，還往往因為招聘負責人精力有限只能前往幾個城市，錯過更多地方的英才。有了視頻會議系統，求職者可以在當地的分支機構連線總部，直接“面對面”交流，節約了雙方的時間，并為公司招徠更多人才。

    視頻會議技術的誕生，徹底打破了傳統的會議模式，對于那些會議頻繁的公司和個人來說，這種先進的會議方式，使他們不再長年東奔西走，節約差旅費用，減少旅途消耗，同時提高了信息傳達速度，就等于提高工作效率。隨時隨地的溝通，使人們更有效的交流，因為可視化的交流是最自然的交流方式。

    據分析，一家年營業額在2000萬的企業，每年花費在差旅上的費用就占了15%，大約是300萬元。使用視頻會議系統后，可節約近50%，每年的差旅費降低到100-150萬元。而構建一套總部1個結點，10個分支結點的視頻會議系統，費用僅為幾十萬元，不到一年便可收回成本。節約差旅費和通訊費只是視頻會議系統最直觀的優點，相比于因效率提升而帶來的經濟效益增長簡直微不足道。