隨著中國保險業(yè)進入深化改革、全面開放、加快發(fā)展的新階段，保險業(yè)服務(wù)經(jīng)濟社會的領(lǐng)域越來越廣，承擔(dān)的社會責(zé)任也越來越重。未來我國保險業(yè)將由外延式發(fā)展向內(nèi)涵式發(fā)展轉(zhuǎn)型，完善主體多元、競爭有序的市場體系，豐富保險產(chǎn)品創(chuàng)新，拓寬營銷渠道和服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)水平，促進中國保險業(yè)提高科學(xué)發(fā)展和服務(wù)經(jīng)濟社會全局的能力，是保險業(yè)企業(yè)的職責(zé)。

    在具有廣闊發(fā)展前景和潛力的大環(huán)境下，華泰保險經(jīng)紀站在行業(yè)前端，通過一系列手段優(yōu)化其市場競爭機制，其中一項包括其整體信息化系統(tǒng)的規(guī)劃和建設(shè)，而作為公司信息化先行工具的視頻會議，華泰保險經(jīng)濟很早之前就意識到視頻會議是企業(yè)會議應(yīng)用的一種必然趨勢，其節(jié)省的不僅僅是由會議引起的差旅成本，其理想的溝通效果更是節(jié)省了大量時間成本、提升了管理效率。通過拜訪，華泰保險經(jīng)紀信息部黃肖經(jīng)理為筆者詳盡再現(xiàn)視頻會議建設(shè)情況。

    選型前：必要充分的調(diào)查對比

    在12年前華泰使用的是軟件系統(tǒng)，黃肖認為軟件是較為初級的產(chǎn)品，也是企業(yè)視頻會議應(yīng)用的入門級產(chǎn)品。事實證明，隨著華泰自身業(yè)務(wù)的壯大，以前的純軟件系統(tǒng)雖能滿足基礎(chǔ)功能，但已經(jīng)遠遠跟不上企業(yè)實際日益頻繁和高要求的溝通了。身擔(dān)選型重任的信息部出具了一份詳細的《網(wǎng)絡(luò)視頻會議調(diào)查》，升級改造勢在必行。

    根據(jù)該報告，現(xiàn)行市面上的視頻會議主要分為自建和運營(即租用)兩種模式，終端的實現(xiàn)主要有純軟件、純硬件 、軟硬件結(jié)合這三種方式，清晰度上主要有高清和標(biāo)清兩種，而高清是主流趨勢。報告須以可靠依據(jù)給出建設(shè)方案：使用哪種合理模式？哪種終端來實現(xiàn)？哪些改造及輔助設(shè)備？哪些費用構(gòu)成？以此實現(xiàn)高質(zhì)量的會議需求。

    1. 軟件還是硬件？！

    根據(jù)報告純軟件形式的系統(tǒng)主要存在以下不足：

    (1).使用上缺乏傻瓜式(自助式)，即操作并不簡單；

    (2).協(xié)同上演示文稿除了需要導(dǎo)入外還需要轉(zhuǎn)換格式，導(dǎo)致文檔中相關(guān)動畫及視頻元素的丟失，即會議效果打折扣；

    (3).需自行購買攝像頭、電腦、采集卡、麥克風(fēng)、音響設(shè)備、等音視頻輔助設(shè)備；

    (4).升級方面有可能出現(xiàn)各點版本不統(tǒng)一的現(xiàn)象。

    而純硬件方面，報告給出的分析如下：專業(yè)卻并不貼合實際需要，單單從造價上來說性價比不高。如選國外知名品牌，若僅按一期30點計算每個點起碼需要5.8萬，國內(nèi)品牌起碼需要4.4萬/點，甚至不知名的品牌也需要2.7萬/點。

    2. 自建還是租用？！

    自建相對租用，調(diào)查報告給出更為詳細的對比參考：

    (1).網(wǎng)絡(luò)帶寬及適應(yīng)性：

    自建對網(wǎng)絡(luò)帶寬要求比較苛刻，20個分支要跑起高清的話至少要50M，而租用模式則只需維持現(xiàn)狀即可，即公司各點帶寬滿足2~10M即可。自建用的是企業(yè)專網(wǎng)，租用則用互聯(lián)網(wǎng)公網(wǎng)，南北互通(南電信北聯(lián)通)的問題也自然通過了租用運營模式解決了而不需要企業(yè)自己解決。且公司及下屬分公司的網(wǎng)絡(luò)改造需通過集團審批，較為繁瑣。

    (2).建設(shè)周期：

    由于自建需要部署MCU，硬件需要安裝調(diào)試試運行，不低于20個工作日全國各分支無法鋪展開來，再加上網(wǎng)絡(luò)改造至少需要2個多月。而相比之下，租用的運營模式只需要現(xiàn)場網(wǎng)絡(luò)環(huán)境勘測、硬件終端安裝、聯(lián)網(wǎng)調(diào)試，各地滿足基本網(wǎng)絡(luò)條件即可先用起來再考慮個別地點的簡單網(wǎng)絡(luò)升級問題，如此只需10個工作日即可全面鋪開。

    (3).主要成本構(gòu)成：

    根據(jù)公司以前使用純軟件的情況加上報告的分析，純軟件方式基本被排除。而自建純硬件方式除了一次性投入外，還有很多后續(xù)的投入，根據(jù)公司一期實際需要費用計算需好幾百萬。除終端設(shè)備費、MCU費、網(wǎng)絡(luò)改造費用等，還有很多系統(tǒng)維護、人力投入、擴容的成本必須考慮。如果中心點帶寬以20萬每年計算將是一筆大開支；廣域網(wǎng)優(yōu)化設(shè)備費用也需要考慮；除總部外每個分支也需配備專業(yè)IT人員，而公司目前狀況是IT人員并不多，分支一般是通過遠程協(xié)助來解決問題的。擴容問題上，在建設(shè)初期就要考慮到比較長遠，要考慮到MCU容量、公司網(wǎng)絡(luò)情況，而租用的運營模式很靈活，要擴容只需要一個終端、一個賬號即可。 “租用只需要硬件軟件終端的一次性投入，加上平臺租用費且且無額外維護費用，更無額外IT人力投入，打個比方，像手機一樣只管使用就好了�！� 黃肖說。

    確定建設(shè)方案：軟硬件結(jié)合的視頻會議租用模式

    嚴密周詳?shù)恼{(diào)研報告最后給出的建議即：選擇軟硬件結(jié)合的租用模式的視頻會議，故華泰保險最終選擇了科達摩云視訊�？偨Y(jié)起來主要有以下幾個詳細因素：

    (1).專業(yè)穩(wěn)定：

    視頻會議選擇專業(yè)的本土供應(yīng)商，科達是國內(nèi)老牌視訊廠商，科達摩云視訊是其旗下企業(yè)級視頻會議品牌。

    (2). 簡單易用：

    操作簡單，硬件和家里用遙控器操作電視機一樣，IT人員不在，其他員工都會使用；安裝不繁復(fù)，即便拆卸后簡單幾步能復(fù)原及搬遷別處正常使用。

    (3).應(yīng)用廣泛支持移動終端：

    除了會議室中的硬件終端外，軟件終端能在辦公工位的電腦以及外出的筆記本上使用，支持移動終端更是補充了靈活多元入會的需求。

    (4).建設(shè)成本低高性價比：

    免去MCU和專網(wǎng)改造，只需終端加上平臺租用費，一次性投入經(jīng)濟；此外，既有專業(yè)硬件又有軟件和移動終端的互為補充，整體性價比較同類產(chǎn)品較高。

    (5).維護工作和費用少：

    采用云計算租用模式，最大可能的避免了公司自身的維護工作量和難度，甚至減為零維護，相應(yīng)的設(shè)備和人力費用減免；

    (7).擴展靈活：

    只需增加終端、開通賬號，最多再配置相應(yīng)麥克、顯示設(shè)備等，即快速實現(xiàn)擴容。

    (8).網(wǎng)絡(luò)適應(yīng)性好：

    多分支效果不受影響，多運營商接入不受限，同等條件，低帶寬能跑起高清視頻會議效果。

    (9).辦公協(xié)同：

    分享文檔不用轉(zhuǎn)換格式更不用上傳，如同投影一般雙流分享給各與會人員，實現(xiàn)會議中的共享協(xié)同辦公。

    軟硬件結(jié)合的這種租用模式是造價最適中、需求最貼近的方式，而且根據(jù)視覺傳達的高效效果，華泰保險經(jīng)紀選擇的是高清視頻會議。

    使用效果：較為理想，保險公司可為借鑒

    在一期項目建設(shè)完成的驗收大會上，華泰保險經(jīng)紀特地選擇了北京、青島、天津等全國5個具有代表性的分支進行檢驗，效果比較滿意。保險起見，建設(shè)分為兩期，在一期滿意效果的前提下進行下一期建設(shè)，目前已經(jīng)完成第2期的部署。

    至于實際的應(yīng)用情況，黃肖簡單和我們進行了分享：

    (1).使用頻次：

    公司使用頻次一周至少3次，可見公司對溝通的重視。

    (2).應(yīng)用例會：

    使用較多的是總分公司之間領(lǐng)導(dǎo)層的溝通，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)層的時間，高層之間意見交流促進決策產(chǎn)生和落實。使用頻繁的還有業(yè)務(wù)會議，由于業(yè)務(wù)例會的頻繁性，遠程視頻會議將各地業(yè)務(wù)問題規(guī)律性地集合起來。

    (3).特色應(yīng)用：

    人力資源的招聘是其特色應(yīng)用之一，通過遠程招聘面試高效收納人才，盡可能避免出現(xiàn)雙方時間和地點不一的問題導(dǎo)致面試不暢甚至人才流失。其次，業(yè)務(wù)培訓(xùn)也是通過視頻會議進行的。“通過視頻會議，培訓(xùn)的時效更高了，自助式的操作、培訓(xùn)資料不用換轉(zhuǎn)特定格式和導(dǎo)入系統(tǒng)，直接雙流像投影一樣傳到遠端，以前的純軟件系統(tǒng)都需要總部IT人員教會各業(yè)務(wù)人員使用，現(xiàn)在大家看一遍甚至不看都能自己摸索自助操作了�！秉S肖經(jīng)理如是說。

    “現(xiàn)在公司對這套租用模式的視頻會議的使用已成為一種日常習(xí)慣，總體上，總分之間的溝通更為順暢，使得信息雙向傳播更快捷，如此管理落實更高效。”黃肖說：“這種以硬件為主、軟件為輔、軟硬件結(jié)合的租用模式，簡單易用，使得大家更為關(guān)注會議本身，而不是復(fù)雜的設(shè)備。”

    筆者認為，華泰保險經(jīng)紀作為保險行業(yè)的典型代表之一，其信息化建設(shè)勢必結(jié)合企業(yè)自身的戰(zhàn)略規(guī)劃，借助信息化工具更快速突破管理瓶頸提升業(yè)務(wù)和管理能效，在該行業(yè)中結(jié)合自身特色，相關(guān)優(yōu)勢思想可用來借鑒。