將智慧的會務管理系統、音頻、視頻、燈光、網絡等設備與會場環境緊密結合，通過科學地設計、精心地安裝調試，全面滿足使用功能需求，使會場效果達到最佳的系統。

    我們根據招標文件的功能要求并且結合時下多媒體會議系統的發展趨勢，采用美國、丹麥、澳大利亞、英國的新型政府及企業有效的實施了“智慧的會議”的計劃。

    會議預訂及審批：

    1、 會議預訂可以通過WEB瀏覽器登錄后直接進行網上預訂，個人電腦無需安裝任何終端軟件。

    2、 在會議預訂時，預訂人員可通過查詢會議室及其設備的狀態、會議通知、預定情況等相關信息瀏覽會議室的預定情況。

    3、 在會議預訂時，系統能夠提供會議室基本信息，包括會議室名稱、地點、容納人數、設施情況、位置、圖片等信息，當預訂人員進行預訂、選定會議室時，系統同時顯示會議室的名稱、面積、狀態、類型、位置等信息，使預訂人員更直觀更快捷地選擇會議室；能實現會議室分組、分批管理。

    4、 有自動審批功能，以先到先得原則進行審批，系統能檢測到會議室的預訂情況，自動批轉該申請。

    5、 為了處理重要會議情況，系統具有手動審批功能；會議預訂過程中，系統管理員能夠進行人工干預，例如會議室預留、人工審批、強制取消預訂等等。

    6、 會議審批通過后，預訂人員可以在網上選擇發布會議預訂信息：會議名稱、會議地點、會議時間、會議通知等；并可以預先上傳會議內容供參會人員提前下載觀看。

    通知發布：

    1、 系統可與信息發布系統進行互聯，能夠自動將預訂好的會議基本信息（會議名稱、會議地點、會議內容等）適時地發布于相應會議室的電子顯示屏上，方便參會人員查找會議室。

    2、 系統可與郵件服務平臺、短信服務平臺互聯，自動把會議通知和會議相關信息通過郵件或短信的方式發給會議的參會人員。同時通過自動回復功能系統能夠自動確認接收人員是否收到。

    3、 如會議地點、時間發生變化或者會議被取消，系統能夠自動根據會議變更內容通過郵件、短信方式通知參會人員。

    4、 離會議開始10分鐘前，系統能夠通過郵件、短信等方式自動提醒會議的出席人員，保障會議能夠準時開始。

    包括會議信息和會議通知的存儲和發布、后勤服務內容安排、

    設備管控平臺運行在服務器上，它實現了設備控制驅動程序的管理、自然語言向控制指令的翻譯、受控設備的狀態監控與故障報警。

    以太網同步確認處理器放置在會議室內，通過網絡與設備管控平臺連接，接收設備管控平臺的指令并執行，同時回送各種設備的狀態指令。以太網同步確認處理器通過國際工業標準指令控制會議室各種設備：投影、音響、會議、窗簾、燈光、吊架、空調、攝像機、電視、矩陣、錄播設備等各種受控設備，同時基本兼容目前市場上各種集中控制系統。

    數據統計及查詢：

    1、 能夠通過多種方式查詢（名稱、時間、參會人員等等）會議類型及會議室的情況等；

    2、 能夠查詢會議跟蹤事項的辦理結果（包括設備故障維護、系統更新等）

    3、 能夠統計本項目中的會議室總數

    4、 能夠統計出故障及使得率最高及最低的會議室

    5、 能夠統計出出勤及缺勤率最高的員工

    6、 能夠統計出故障及使用率最高及最低的設備

    7、 能夠統計每間會議室的使用率、使用時間及故障率

    8、 能夠統計設備的使用率、故障率及維護率

    9、 能夠按年按月統計各部門使用會議室的情況及出勤率

    10、能夠按年按月統計個人召開會議的情況及出勤率

    11、能夠按年按月統計某單位會議室的情況

    12、能夠按年按月統計后勤服務費用支出及收入等數據進行統計和分析。

    13、能夠統計某項目的會議次數、會議時間、會議記錄參會人數

    14、能夠統計某單位開展會議的時間、參會人數、會議費用及后勤服務費用（餐飲、水果、點心、文具等）

    15、系統應能夠對重要受控的設備進行監控，實時掌握其運行狀態。一旦發現設備故障，可立即通知相應的維護人員進行處理；系統支持7*24小時無人值守，自動監控和管理會議室運行情況。

    16、系統存儲有重要設備的基本信息，方便管理人員對會議室及設備維護情況進行查詢，系統還支持到期維護自動提示功能，定期提醒廠商維護人員對設備進行保養。

    17、系統能自動實時記錄會議室使用情況、系統運行狀況等相關數據并自動生成日志報告供會議日志查詢、會議記錄查詢及下載會議內容文檔。

    選用一套集會議預定統籌、會務集中管理、設備智能控制、數據統計分析為一體的會務管理系統，它就是協立智能會務管理中心。通過綜合管理軟件與以太網同步確認處理器結合使用可實現：會議簡單快捷預定、通知高效及時發布、后勤服務自動統籌、會議過程自動提示、參會人員自動確認、各種設備智能控制、故障維護自動報警、會務管理智能高效、會務人員統計分析等功能。通過該系統我們完全可以實現會議全程智能化、自動化、電子化、保障會議中心的高效運行。

    通過把智慧酒店、智慧企業、智慧政府等系統的建設把大樓相關事務的管理與會場設備的自動控制有機地結合起來，以簡單的管理操作完成繁鎖的工作任務，提高工作效率，減少差錯率，節省成本。

    今天，有9層企業就像這樣，使用過時的信息做決策，但在未來，只有哪些洞擦敏銳，分析準確，決策迅速的企業才能成為市場中的勝利者，協立正為此而努力。我來自Shine-Jet（協立）讓我們共建智慧的會議。